Gestionale Società Sportive Dilettantistiche
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QUOTE - RIMBORSI - RICEVUTE
In questa fase trattiamo tutta la gestione delle QUOTE - RIMBORSI per Atleti. Di solito la maggior parte degli Atleti pagano una quota che può comprendere voci diverse a seconda dello sport praticato e del regolamento della società. Descriviamo di seguito la procedura per la gestione delle QUOTE Atleti. La procedura dei RIMBORSI Atleti è più o meno identica. La voce più importante è quella della QUOTA ISCRIZIONE o RETTA che gli Atleti pagano per frequentare lo sport.
SITUAZ. TOTALE QUOTE:
Elenco in ordine alfabetico di tutti gli Atleti, per i quali è prevista la Quota, con la situazione complessiva relativa al Totale Dovuto, Acconto/Saldo versato, Residuo. Da questo elenco è possibile richiamare la il singolo Atleta e posizionarsi sulla maschera per il versamento dell'Acconto/Saldo.
Gli importi vengono fissati a livello di Categoria (vedi INFO BASE). Per ogni categoria ci sono tre caselle dove l'Utente definisce per ognuna la natura dell'importo più una quarta denominata "Quota Associativa" che verrà trattata a parte.
IMPORTI QUOTE SINGOLO ATLETA:
Facciamo un esempio:
Con questo Pulsante si richiama il singolo Atleta. Il sistema chiede quale Atleta richiamare. L'Utente può sceglierlo dal menù a tendina dove in ordine alfabetico sono elencati tutti gli Atleti o digitando nell'apposita finestra il cognome. Nel digitare il cognome, il sistema analizza le lettere che si stanno inserendo e si posiziona sul primo cognome che comprende quanto digitato. L'Utente continua a digitare fino a quando nella finestra appare l'Atleta previsto.
Quota Base Retta 250,00 €
Quota materiale 80,00 €
Assicuraz. Integrativa 20,00 €
Quota Associativa 0,00 €
L'Atleta dovrà versare entro il tempo stabilito la somma di € 300,00.
In fase di creazione Anagrafica Atleta al quale verrà assegnata la categoria in esempio, il sistema riprenderà automaticamente gli importi e li memorizzerà sulla sua Anagrafica.
Nel caso, gli importi memorizzati sull'Anagrafica possono essere modificati secondo le necessità: caso di due o più Fratelli che devono avere un trattamento diverso. Inoltre la scadenza della prima rata fissata può essere posticipata.
Dalla vers. 23 le rate possono essere fino a 5 ed è stata impostata la possibilità sia del calcolo manuale a livello Atleta sia del calcolo automatico a livello di categoria. Inoltre è stato previsto l'emissione di un modulo da far firmare al TUTORE (padre,madre, tutore) dell'Atleta per accettazione della quota prevista e del piano di pagamento.
SITUAZIONE QUOTE ATLETI:
Riepilogo della situazione delle Quote per tutti gli Atleti con la possibilità di emettere una serie di Report ognuno specifico per una determinata situazione (vedi maschera a fianco).
Le altre funzioni prevedono:
Le operazioni di pagamento in saldo e/o acconto e relativo calcolo del residuo.
La stampa delle situazioni residue a più livelli, la stampa di eventuali solleciti per importi scaduti.
PRE ISCRIZIONI (da vers. 24.xx):
L'emissione delle Ricevute Fiscali per le detrazioni di legge.
Gestione Pre Iscrizioni da fare prima del cambio stagione.Le operazioni previste sono:
DALLA VERS. 22.01 E' STATA PREVISTA L'EMISSIONE DELLE RICEVUTE (tipo blocco Buffetti) SIA PER LE ATTIVITA' CHE PER LE PASSIVITA'. LE RICEVUTE DEVONO ESSERE EMESSE IN ORDINE CRONOLOGICO DI DATA E NUMERO. UNA TABELLA PARAMETRI E' STATA PREVISTA PER RISPETTARE LA CRONOLOGIA. EVENTUALI ANOMALIE NELL'ASSEGNARE LA DATA E' A CARICO DELL'UTENTE. Dalla vers. 25.15 la ricevuta emessa può essere registrata in contabilità mediante comunicazione del tipo operazione se incasso o pagamento se attraverso cassa o banca e la contropartita di incasso o di spesa.
- memorizzazione dell'importo acconto
- emissione Ricevuta per acconto versato
OLTRE ALL'EMISSIONE MANUALE (fatta dall'utente) E' STATA PREVISTA L'EMISSIONE AUTOMATICA IN FASE DI PAGAMENTO DELLE QUOTE ISCRIZIONE PER LA SCUOLA CALCIO, DELLE QUOTE PER PREISCRIZIONE E QUOTE SOCI OLTRE CHE PER I RIMBORSI. PER LE QUOTE RIGUARDANTI GLI ATLETI, LA RICEVUTA VIENE IMPOSTATA CON I DATI DELL'ATLETA RIPRESI DALL'ANAGRAFICA: NOME DEL GENITORE, NOME DELL'ATLETA, IMPORTO, DESCRIZIONE ECC..
- ripresa degli importi nell'anagrafica dell'Atleta nel campo "Acconto"
Maschera con la situazione completa delle QUOTE Atleti dalla quale è possibile richiedere il Report di una determinata situazione.
- La data di registrazione è la data inizio stagione spportiva
LETTERA SOLLECITO per QUOTE SCADUTE:
A richiesta vengono emesse le lettere di sollecito per gli Atleti dettagliando tutta la situazione delle quote evidenziando gli importi scaduti.(vedi esempio allegato).
AGGIORNA QUOTE da CATEGORIE:
Si può utilizzare questa funzione per trasferire le QUOTE dalla tabella Categoria Atleta su ogni Anagrafica di tutti gli Atleti appartenenti a quella Categoria. Eventuali acconti non vengono toccati. Se in fase di "CAMBIO STAGIONE SPORTIVA" non abbiamo potuto determinare le Quote, quindi le abbiamo lascite a zero, in questa sede le possiamo definire. Attenzione !! Se dobbiamo farlo per tutte le categorie, lo dobbiamo fare una per volta.
SITUAZIONE QUOTE/RIMBORSI ATLETI
dalla vers. 23 è stata prevista un'altra funzione per calcolare le rate e scadenze a livello Categoria. Le rate da 3 sono passate a 5. Inoltre è stato previsto l'emissione di un modulo da far firmare al tutore dell'Atleta per accettazione della quota da pagare e del relativo piano di scadenze.
Maschera per il pagamento dell'Acconto/saldo e/o per emettere le RICEVUTE FISCALI E LE RICEVUTE PER IL PAGAMENTO DELLE QUOTE ISCRIZIONE E QUELLE PER EVENTUALI RIMBORSI AGLI ATLETI.
RICEVUTE FISCALI:
Attenzione !! Se modificate gli importi dovuti, dovete modificare anche gli importi rateizzati (da vers. 23 le rate sono state aumentate a 5. Dopo aver inserito l'acconto o il saldo richiamate il Pulsante di controllo e se tutto OK ricordatevi di AGGIORNARE con il Pulsante Modifica.
E' prevista l'emissione delle Ricevute Fiscali (vedi legge relativa) per le quote iscrizione versate. Possiamo emettere le ricevute sia a livello individuale, singolo Atleta, che a livello di categoria. Le Ricevute Fiscali sono relative all'anno solare e pertanto devono essere numerate progressivamente. A inizio anno dobbiamo reimpostare la numerazione (vedi parametri) (allegato esempio) . Nella sezione Manuali c'è tutta la documentazione per l'emissione
CALCOLO RATEIZZAZIONE QUOTE
RICEVUTE NORMALI Attive - Passive :
Emissione delle normali ricevute sia per le Attività (es. Quote iscrizioni) che per le Passività (es. Rimborsi vari). La numerazione viene assegnata automaticamente in bese ai parametri impostati sulla tabella relativa. Inoltre è stata prevesta una tabella con la possibilità d'impostare le descrizioni standard da riprendere nella causale della ricevuta.,
Dalla vers. 23 è stata inserita l'operazione per il calcolo della rateizzazione delle quote (max 5) a livello di Categoria. Questa operazione potrebbe essere utile a inizio stagione dopo aver stabilito a livello Categoria le rate. La rateizzazione è possibile solo se il Totale Quota dovuta è uguale al totale residuo ovvero, per l'Atleta non sono stati versati degli acconti.
LETTERA SOLLECITO
RICEVUTA ATTIVA - PASSIVA
la ricevuta viene emessa in due copie, Originale e Matrice da archiviare.
RICEVUTA FISCALE
Dalla vers. 23 è stato previsto la stampa del modulo per accettazione, da parte del tutore dell'Atleta, per il pagamento della quota iscrizione e della relativa rateizzazione.